“Administrar es hacer fácil lo difícil y no entorpecer lo fácil.”
Toda empresa es administrada con el objetivo de maximizar su rentabilidad y, para esto tiene dos alternativas: a) incrementa sus ventas, ya sea mejorando el precio de venta o incrementado el volumen para recuperar gastos de estructura, b) optimiza sus costos.
Si de encontrar una manera eficaz y eficiente de optimizar costos se trata, la mejor forma de lograrlo es implantando el sistema de mejoramiento continuo “kaizen”.
El término Kaizen es relativamente desconocido en nuestra industria gráfica. De acuerdo a su creador, Masaaki Imai, proviene de dos ideogramas japoneses: “Kai” que significa cambio y “Zen” que quiere decir para mejorar. Así, podemos decir que “Kaizen” es “cambio para mejorar” o “mejoramiento continuo”, como comúnmente se le conoce. La implantación del sistema kaizen para la prevención, detección y eliminación de desperdicios es fundamental para una empresa que pretenda lograr mayores niveles de valor agregado para sus clientes, altos índices de rentabilidad, mayor valor agregado por empleado, mayores niveles de satisfacción, y una mayor cuota de mercado.
Paro el “kaizen” no se trata de recortar costos, sino de gestionarlos.
Esta gestión de costos implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena calidad, al tiempo que trata de reducir los costos o mantenerlos a niveles objetivos.
La reducción de costos en la empresa es el producto de diversas actividades que lleva a cabo la gerencia. Lamentablemente, en muchos casos, nuestras industrias gráficas tratan de reducir los costos sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose entre las acciones típicas el despido de personal, la reestructuración de áreas claves de producción y la disminución de proveedores. Este tipo de actitudes, lo que provoca es la interrupción de los procesos de calidad y da como resultado el deterioro de ésta.
Además, en los mercados actuales los clientes y consumidores exigen una mejor calidad a un menor precio y una entrega puntual, lo cual puede también formularse como una más alta relación satisfacción (calidad + servicio) / precio.
Cuando la gerencia sólo concentra sus actividades en la búsqueda de precios más bajos, simplemente procede a la reducción de costos, descubriéndose que tanto la calidad como la entrega puntual se ven seriamente afectadas por dicha actitud.
Qué debo hacer entonces? Qué implica para mi empresa optimizar los costos?
La gestión de costos implica:
- La planificación de costos destinados a maximizar el margen entre ingresos y costos.
- La reducción sistemática de costos.
- La planeación de la inversión por parte de la alta gerencia.
Las posibilidades de reducir los costos pueden y deben ser expresados en términos de despilfarros y desperdicios, los cuales son denominados “mudas” en japonés y, la mejor manera de reducir los costos en la empresa es mediante la detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos.
Para reducir los costos, recomienda el sistema “kaizen”, deben ejecutarse en forma simultánea siete actividades, de las cuales el mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más importante, y las otras seis actividades deben ser consideradas como parte de la calidad del proceso. Estas actividades, a las que hacemos mención son:
1. Mejoramiento de la calidad.
2. Mejoramiento de la productividad.
3. Reducción de inventarios.
4. Acortamiento de las líneas de producción.
5. Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos.
6. Reducción del espacio utilizado.
7. Reducción del tiempo total del ciclo.
Mejoramiento de la calidad.
El mejoramiento de la calidad es esencial para dar inicio a la reducción de costos. Mejorar la calidad de los procesos de trabajo genera como resultado una menor cantidad de errores, de productos defectuosos y de repetición del trabajo, acortando de tal forma el tiempo total del ciclo y reduciendo el consumo de recursos, disminuyéndose de tal manera los costos de las operaciones. Una empresa que pretenda ser competitiva debe fijarse como objetivo lograr un nivel de calidad correspondiente a las exigencias del mercado.
Se trata, no sólo de llegar al cliente final con productos exentos de defectos, sino además de generar esos productos “a la primera”, lo cual implica procesos productivos con la capacidad de producir bienes y servicios de alta calidad sin necesidad de labores de repetición por rechazo del cliente. Los mayores niveles de calidad generan una mayor satisfacción en los clientes y consumidores, y consecuentemente disminuye los niveles de rotación de la cartera, acompañado ello de un incremento en las ventas a los mismos clientes, así como a nuevos, como consecuencia de una mejor publicidad entre ellos. Debemos recordar siempre, que es mucho más costoso conseguir nuevos clientes que conservarlos, y que la satisfacción del consumidor suele propalarla, entre tres personas, en tanto que un mal producto o servicio lo llevará a esparcirlo entre diez. Una mayor calidad contribuye a aumentar el valor marca, de la industria gráfica y, consecuentemente la capacidad de generación de ingresos futuros, con lo cual se puede recompensar en mayor medida a los empleados, directivos, propietarios y proveedores.
Mejoramiento de la productividad
Mejorar los índices de productividad implica generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de insumos, o un mismo volumen con una cantidad de insumos menor. Por insumos, se entiende en este caso, tanto los recursos humanos, como los equipos y maquinarias, las instalaciones, las materias primas y componentes, la energía y demás servicios públicos. Entonces, fijar objetivos de productividad, determinar estrategias y acciones concretas para su logro, y medir los logros obtenidos, constituyen los tres pasos fundamentales en la búsqueda de mayores niveles de productividad; es concretamente, el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se trate de materiales, maquinarias, instalaciones, mano de obra, y recursos monetarios.
Reducción del inventario
El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de espera de la producción, genera necesidades de transporte y almacenamiento, y absorbe los activos financieros.
Los materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan espacio en la planta o en las bodegas, no generan ningún valor agregado, sino todo lo contrario se desmejoran, se contaminan y pueden llegar a perder sus propiedades.
Acortamiento de las líneas de producción
En la planta, una producción mal planificada, implica la necesidad de un mayor número de personas, mayor cantidad de trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más prolongado. El mayor número de personas implica también mayor cantidad de errores, lo que genera menores niveles de calidad, siendo ésta última una cuestión primordial a la hora de reducir costos y satisfacer plenamente al consumidor.
Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos
Maquinarias y equipos con averías dan lugar a tiempos ociosos, incapacidad de cumplir con los plazos de entregas previstos, generación de defectos en los productos, y altos gastos en conceptos de repeticiones, con todo lo que ello implica tanto en materia de satisfacción del cliente, como en los resultados financieros.
Otro factor crítico a la hora reducir los tiempos ociosos de las máquinas es la reducción sistemática de los tiempos de preparación. Es necesaria una adecuada coordinación entre las diferentes áreas de producción para que en cada uno de los pasos del proceso productivo estén a tiempo artes finales, la pre-prensa, el material a imprimir, tintas, etc.,etc. Además, que la falta de planificación lleva a la generación de stock de seguridad a los efectos de servirse de ellos en caso de anomalías, o la interrupción, por mal funcionamiento, de determinados equipos.
Reducción del espacio utilizado
Las empresas tradicionales suelen utilizar cuatro veces el espacio que realmente necesitan. La eliminación de “cuellos de botella” en la producción, la incorporación de estaciones de trabajo separadas dentro de la línea de trabajo de terminación, por ejemplo, reduce el inventario y disminuye las necesidades de movilización interna. Todo ello genera consecuentemente la menor necesidad de espacio, pudiendo utilizarse los espacios sobrantes para mejorar el flujo de producción.
Reducción del tiempo total del ciclo o tiempo de espera
La reducción del tiempo del ciclo de cambio para llevar a cabo lo que requiera el mercado es lo que actualmente determina la ventaja competitiva. Ello implica la necesidad imperiosa de reducir los costos ya no para ser competitivos, sino para aspirar como mínimo a participar del juego de mercado. El tiempo total del ciclo comienza cuando la empresa paga las materias primas y los diversos suministros y termina sólo cuando recibe el pago de sus clientes por los trabajos vendidos. De tal modo el tiempo de espera representa la rotación del dinero. Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y rotación de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones.
Reducir costos es fundamental, pero no cualquier metodología es consecuente en el mediano y largo plazo con los rendimientos buscados, más aún, terminan generando mayores costos de los que se pretendieron reducir.
En esto hay una verdad inmutable: El menor precio (costos), la calidad y el servicio al cliente hoy no conforman ventajas competitivas, sino son condiciones indispensables para competir. En consecuencia, lo primero y fundamental es tener la convicción, que alcanzar mayores niveles de calidad no implica mayores costos, sino todo lo contrario, con mayores niveles de calidad se logra más productividad y consecuentemente costos más bajos, acompañado ello de una mayor satisfacción para los clientes y consumidores.
Por último, deseo dejar una reflexión, en aquellos empresarios gráficos que tienen como objetivo el mejoramiento continuo, como forma de crecimiento: Que no desistan, pues serán mayores los beneficios y satisfacciones. Y que, para lograr el éxito, la implantación de este sistema de mejora continua “kaizen” debe contar con el liderazgo y compromiso en primer lugar, de ustedes, empresarios y el firme apoyo y concientización en los niveles departamentales y el apoyo de todo el personal.