«Si no le gusta tener clientes que se quejen por los defectos del producto que produce, dedíquese a la fabricación de paracaídas»
Anónimo
Una de las tareas de gestión más importante del emprendedor es la elaboración de los presupuestos – de costos, gastos, financiero, etc. – que le servirán de base para tomar decisiones de mucha importancia para su negocio.
El emprendedor pyme, generalmente, trata por si mismo elaborar los presupuestos en base a su experiencia práctica. Pero, por la misma importancia de los resultados de estos presupuestos, es recomendable que busque la ayuda de un profesional del área contable o financiera que, preparado académicamente y, con conocimiento de causa le proveerá de la orientación y asesoría necesarias en la obtención de datos, cifras y porcentajes, que colocarán en el camino cierto a este emprendedor, facilitándole su trabajo.
No tener un presupuesto o tener uno errado, equivale al capitán de un barco que se hace a la mar con un mapa equivocado de las mareas y los vientos; con seguridad correrá graves riesgos de hundir su barco.
Sin embargo y con el objetivo de que el empresario pyme tenga un conocimiento general sobre el tema, y pueda analizar con el contador las cifras presentadas, veamos el porqué de un presupuesto.
RESEÑA HISTÓRICA
Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.
Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.
Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.
El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de las cifras presupuestadas.
DEFINICIÓN
Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).
Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.
Presupuestar como palabra análoga, resulta de hacer el cómputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio; los presupuestos se realizan en base al conocimiento acumulado que la organización tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronósticos sobre las cantidades y precios; finalmente, el periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con el año financiero-fiscal-contable.
FUNCIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte del propio emprendedor. Sus necesidades y expectativas y, el uso que haga de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.
De manera ideal se espera que la función presupuestal proporcione:
•Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
•La capacidad para pretender el desempeño.
•El soporte para la asignación de recursos.
•La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
•Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
•Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
• Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
• Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.
IMPORTANCIA
Las pymes hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
Como tal, el presupuesto surge como herramienta moderna del planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.
En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial. Por lo general el emprendedor se enfrenta a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crítico.
Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utiliza indistintamente términos como presupuesto o plan anual de la empresa. Sin embargo, el presupuesto debe ser el resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito, o bien, algo que se encuentra en la mente del directivo.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
En la realidad vivida por el emprendedor pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, incremento inesperado de materias primas, etc., pueden sacar de balance al proceso. El emprendedor pasa la mayor parte de su tiempo “apagando fuegos”, en vez de conducir a la empresa como es debido.
Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, son las siguientes:
1. La incapacidad del emprendedor para comprender su sistema. El se preocupa por el detalle o trata de controlar los factores equivocados.
2. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.
3. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones.
5. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.
CONCLUSIONES
El principal objetivo de que el emprendedor cree la herramienta del presupuesto a partir del contador, es servir de instrumento de información de la situación de la empresa (en su aspecto económico y financiero), tanto cuanto, de los resultados de cada ejercicio económico y de las causas de esos resultados, de tal forma que pueda analizar:
1. Los principales conceptos asociados a los presupuestos que le serán de mucha utilidad para elaborar predicciones de sus ventas, recursos, producción, finanzas, tiempo, optimización y cualquier otra actividad asociada con el ciclo normal de la empresa.
2. Definir claramente el concepto de presupuestos, la utilidad y su importancia, así mismo identificar los diversos tipos de presupuestos que existen, estas herramientas darán la pauta para una mejor aplicación de la teoría a la práctica.
3. Comprender y valorar este tema como parte del proceso administrativo dentro de la planificación, como un útil instrumento para predecir el rumbo de la empresa en base a supuestos que le permitan abrir el camino al éxito corporativo y empresarial.
Ahora bien, es preciso insistir en que la persona responsable de una empresa – en este caso el emprendedor – no ha de ser experta en contabilidad, pero sí conocer toda la información que le permita dirigir, gestionar y planificar de la forma más correcta, para contribuir a su consolidación. Y, el contador, va generar una información muy rica que, correctamente explotada, proporciona una gran ayuda para gestionar la empresa que pueda configurarse como punto de partida para la toma de decisiones estratégicas.
Además ante la obligación legal de tener una contabilidad en regla, el emprendedor puede optar por tratar todas las operaciones contables internamente, confiar la contabilidad a un suministrador externo o administrarla de una forma mixta (interna y externamente). Todo dependerá de las necesidades de la empresa, en ocasiones determinadas por su tamaño o fase de desarrollo en la que se encuentre.
El emprendedor que recurre a un asesor contable externo – servicio que, por lo general se complementa con otros como asesoría fiscal, laboral, etc. – ha de tener claro qué es lo que espera de él, esto es, definir sus necesidades, así como establecer previamente el procedimiento de trabajo y la remuneración prevista para cada prestación. Para una empresa de pequeña estructura y reciente creación quizás no sea posible contratar a una persona que se dedique exclusivamente a la contabilidad, por lo que recurrirá a un asesor externo generalista. Pero también las empresas de cierto tamaño, aunque dispongan de un departamento de contabilidad propio, pueden solicitar un asesor contable durante un aumento temporal de actividad, o cuando surja una cuestión delicada que no es posible resolver desde la propia empresa.
Por último, obtener información regular de calidad, acompañada de comentarios o valoraciones que ayuden a gestionar mejor la empresa ha de ser el objetivo a la hora de subcontratar a un asesor contable. No se trata sólo de cumplir las obligaciones que la ley marca, sino de llevar a cabo un tratamiento de la información que se adapte a la empresa, y que sea lo suficientemente clara para que pueda sacar de ella sus conclusiones.
Al terminar, considero justo, resaltar el hecho, que a través del tiempo y de las etapas de vida de empresas y emprendedores, estos últimos no solo recurren a su ingenio y habilidades personales para trabajar. Ya que no existe una carrera profesional para la creación y desarrollo de empresas, todo emprendedor se vale de herramientas diversas que les permiten alcanzar sus objetivos de manera más segura, rápida y con mejores resultados. Dios bendiga los esfuerzos de todos ellos.
OMAR TELLEZ JIMENEZ
P.D.
Desde la ciudad de São Paulo, presento mi saludo de condolencia y solidaridad con la familia de mi amigo, Ing. Jorge Bucheli Murillo, recientemente fallecido, y a los colegas de la Cámara Grafica del Guayas, decirles que la mejor manera de honrar la memoria de Jorge es recordar siempre sus principios de ética en los negocios y el desarrollo institucional.