“Nada es más difícil, y por eso más precioso, que ser capaz de decidir.” Napoleón Bonaparte
En el contexto del mercado gráfico ecuatoriano, conformado en su mayoría por pequeñas y medianas industrias, los proveedores forman parte de una cadena inevitable por la que fluye el negocio, en que tan importante resulta el acierto con el pedido, el éxito en el cierre de la venta, como el suministro de las materias primas necesarias. Desgraciadamente muchas veces la inversión y los esfuerzos de nuestros empresarios gráficos se centran en exceso en solo uno de los eslabones de esa cadena, olvidando o menospreciando algún otro, lo que, con toda seguridad, puede hacer que se pierda efectividad y, por lo tanto, dinero.
De allí que el manejo de los proveedores se ha convertido en uno de los ejes estratégicos de la gerencia moderna para la generación de “valor agregado” pues al ser el primer eslabón de la Cadena de Suministros permite dinamizarla, lo que se refleja en importantes mejoras en competitividad.
De acuerdo con lo anterior y con el propósito de construir este “valor agregado” es necesario considerar a los proveedores como sus “aliados estratégicos”, creando una estrecha relación, que le permita darles a conocer con anticipación su Plan de Requisiciones para que ellos lo preparen de acuerdo con las condiciones establecidas de calidad, costo, plazo y, servicio pos-venta. Así las partes tendrán beneficios mutuos, a partir de la premisa GANAR – GANAR.
Para llegar a la situación comentada es necesario generar “confianza”, ya que de esta manera, la cadena de suministro resulta fortalecida, lo que se traduce en costos rebajados y por ende una mejora en competitividad, frente a la competencia, vía reducción de costos; pues como lo afirma Michael Porter “la lealtad histórica o problemas con los proveedores puede afectar los costos de los insumos; así como el acceso a insumos durante los periodos de escasez y servicios proporcionados por los proveedores”. Por ello, toda empresa al contar con una organizada base de proveedores que estén codificados, clasificados y segmentados, garantiza, de una parte, una gestión más confiable, disminuyendo el riesgo del aprovisionamiento; y de otra parte, ahorra recursos en su manejo y administración.
A la hora de rodearse de buenos proveedores, las empresas, especialmente las medianas y pequeñas, funcionan a veces a golpe de inspiración; no lo vamos a negar, en ocasiones funciona. Otras veces lo hacen por una simple proximidad geográfica (ojo, la geografía muchas veces se limita al barrio donde radican las oficinas), y, la mayoría de las veces, por el clásico boca a oreja de algún amigo, compañero, conocido al que tal o cual proveedor le ha funcionado siempre bien.
No resulta, sin embargo, excesivamente lógico que las empresas profesionalicen algunas de sus rutinas de trabajo y dejen en manos de elementos excesivamente variables cuando no del azar la localización y gestión y el trabajo con los proveedores.
Qué sabemos de nuestro proveedor.
Redacte una lista de sus proveedores y hágase las siguientes preguntas sencillas: ¿cómo los conoció? ¿conoce a algún de los clientes de su proveedor? ¿conoce los precios de otros proveedores similares? ¿ha medido alguna vez los tiempos de entrega de un pedido? ¿conoce de las normativas que regulan a esos proveedores? ¿es su proveedor a su vez miembro de una cadena más grande de distribución a la que usted se va a ver irremediablemente sometido (“Lo siento, pero a mí los materiales me los han de traer de Alemania y hasta que no lleguen…”)?
Podríamos configurar una lista enorme, pero es necesario plantearse estas preguntas si lo que queremos es mejorar nuestras relaciones con los proveedores, aumentar su eficacia e incluso contar con las armas adecuadas para enfrentarnos a una negociación dura con ellos. Debemos conocer la respuesta a estas preguntas para establecer unas pautas de trabajo con los proveedores que nos permitan estar siempre al mando de nuestra empresa y no ceder terreno o, lo que es casi peor, perder tiempo por culpa de una mala gestión con ellos.
Tratemos de definir unas directrices básicas para afrontar la elección de los proveedores:
¿Qué hemos de buscar en un proveedor?
•Rapidez.- El tiempo es el mismo para todas las empresas, pero ¿no es cierto que algunas parecen ir a un ritmo distinto? Para muchos clientes ésa es su prioridad a la hora de confiar en una compañía: rapidez en el servicio. Pero eso lo sabe usted mejor que nadie. La empresa gráfica se dedica a dar servicio y, la experiencia le habrá demostrado, que el retraso de un pedido significa automáticamente la pérdida de dinero y, en muchas ocasiones, la pérdida también de un cliente. ¿Cuántas molestias le ha causado el retraso en la instalación de tal o cual componente de una máquina porque su proveedor aun no le entrega?
•Eficacia.- Pueden ser los primeros, pero eso no siempre significa que sean los mejores. De nada sirve que le traigan en dos horas su pedido de papel, si en lugar del couché que pidió primero, le traen cartulina que no es su prioridad. Vaya tomando nota: un buen proveedor no sólo es el que responde a sus pedidos tal y como usted lo desea, sino el que además se adelanta a sus necesidades. El proveedor con quien usted negocie ha de disponer de esa inteligencia para su negocio que solo la experiencia y la profesionalidad proporcionan.
•Preparación.- Nuestra vida está regida por las sorpresas, los contratiempos o aciertos imposibles de adivinar… en definitiva, por los imprevistos. ¿Está usted preparado para hacerles frente? Puede que sí, pero ¿y sus proveedores? Piense en la relación que le une a ellos y haga un detallado análisis de cómo reaccionaron esas veces en las que sucedió lo que nadie se esperaba. Y, ojo, no hablamos sólo de desgracias. ¿Se imagina que el éxito le impide atender a todos sus clientes porque no disponer de la cadena de proveedores adecuada? ¿Se imagina morir de éxito? Pues ha sucedido más veces de las que cree.
Pero los buenos proveedores, los profesionales, los que a usted le interesan, son aquellos que cumplen de forma óptima. Lo que queda es sencillo: basta con saber dar con ellos.
Se debe examinar el proceso
No cabe duda de que la mejor forma de elegir a un proveedor es someterle a un examen exhaustivo. Para examinarlo, lo mejor es empezar por analizar sus rutinas de funcionamiento, que normalmente siguen este ciclo:
•Pedido – solicitud al proveedor – [posiblemente, pedido a su vez del proveedor a una cadena de distribución más grande, lo que alarga el tiempo de espera y aumenta los riesgos] – recepción/preparación por parte del proveedor – contacto del proveedor con su empresa – recogida del pedido – comprobación de que está correcto.
•Contacto y comunicación con los proveedores.- Éste es uno de los eslabones de la cadena en la que más le puede ayudar la tecnología. Para muchas empresas, el fax sigue siendo indispensable; puede suceder que nuestro proveedor exija un fax como nota oficial del pedido.
•Gestión y control de las existencias.- Éste es otro talón de Aquiles de las empresas. Infortunadamente, casi siempre, lo dejamos al albur del destino, es decir, pediremos las cosas cuando se acaben. Pero, si somos previsores, inevitablemente nos vemos abocados al famoso “hay que hacer inventario”, palabras que siguen resonando en muchas, muchísimas empresas como sinónimo de tiempo perdido.
•Control del proceso.- Ahora conocemos el proceso que rige nuestras relaciones con los proveedores, pero ¿disponemos de algún mecanismo que nos permita conocer el estado de un pedido? Es hora ya de acabar con problemas tales como no saber dónde se encuentra un pedido, cuánto va a tardar en llegar o si va a sufrir retrasos, algo que en el siglo XXI que está empezando es impensable. Si su proveedor no puede tenerle informado de la situación de un pedido, abandónele cuanto antes ¿O quiere perder a un cliente por el retraso en la entrega de un pedido?
Probablemente todo esto le haga reflexionar sobre su relación con sus proveedores, y cómo a veces parece que trabaja para ellos y no con ellos.
La tecnología puede ayudarle a optimizar su relación con los proveedores, puede enviar, por ejemplo un correo electrónico a su proveedor y adjuntarle un archivo en el que desglosa cada uno de los elementos que necesita. Además, si usted dispone de página web podrá fácilmente incluir en ella una sección, denominada extranet. Es una comunicación recíproca; puede permitir que sus proveedores dejen a su vez los documentos que quieran en esa extranet (ofertas, promociones, facturas, etcétera).
Las ventajas son muchas, con el uso de la tecnología; hay ahorro de tiempo y dinero y mejora de los flujos de comunicación. ¿Inconvenientes? Sólo hay uno: el proveedor tiene que contar con la tecnología necesaria para hacer todo esto posible. Pero ahí es donde entra su capacidad para elegir al que más le convenga, teniendo en cuenta, entre otras cosas, que disponga de las herramientas necesarias y que éstas sean a su vez compatibles con las suyas.
Puede tomar como un desafío, el ampliar los medios tecnológicos según vaya creciendo su negocio. En definitiva, usted decide: puede seguir dejando que los proveedores limiten su negocio, o puede integrarlos de forma que se conviertan en elementos de crecimiento económico para su empresa.
Lo deseable, entonces, es que su relación con los proveedores se refleje en una verdadera alianza de valor, que le permita actuar con eficiencia y rentabilidad, en un mercado cada vez más competitivo.