“La mayor prueba de que algo está mal, es hacer la misma cosa todos los días y esperar resultados diferentes” Anónimo
El desarrollo de los negocios – en esta era de la informática – requiere del empresario en general y del gráfico en particular, ahora como nunca antes, el encaminar su empresa hacia la aplicación de medios tecnológicos que le confieran PODER para enfrentar a la competencia con la rapidez que exigen los negocios, comunicando con excelencia las bondades de su bien y/o servicio y que además, le permita “cerrar” el ciclo facturando su producto.
Para tener la certeza de contar con la INFORMACION adecuada para competir en un medio hasta ahora poco explorado por oferentes y compradores, como el mercado on-line, la empresa debe estructurarse hacia su interior con programas de Gestión Empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning) que le permitan automatizar los procesos, tener información confiable y mejorar los controles internos. Estos sistemas permiten la interligación de varios departamentos. V.gr.: ventas con bodega y contabilidad; marketing con diseño y producción; producción con bodega de materiales y compras; contabilidad con rr.hh., etc., etc.
Estos software permiten un flujo de información único, continuo y consistente por toda la empresa, permitiendo administrar mejor el negocio. Esto es lo que se puede llamar “un salto de gestión” y, sin duda marcará la diferencia.
Según el Instituto Americano Gartner, especializado en investigación de tecnología el ERP está siendo utilizado de manera creciente en América Latina por las empresas que reflejan los mayores índices de utilidades al cierre del ejercicio contable del 2007.
Ahora bien: Cómo escoger el software más adecuado. Existen muchas variables que pueden influenciar la decisión de comprar o alquilar un software; adquirir un ERP completo o por módulos; y como lograr que su implementación sea lo menos traumática, pero rápida, en el día a día de la empresa.
PRIMER PASO: ORGANICE LOS PROCESOS
Para ayudar en la decisión es imprescindible organizar los procesos de gestión de la empresa: financiero, operativo, administrativo, etc.; orientar la DECISION es en resumen, el punto importante. Es preciso mirar dentro de la empresa; su cultura de negocios, las áreas que requieren una mejor gestión, etc. Es por tanto recomendable, hacer una lista con sus prioridades.
Superada esta primera etapa y teniendo claro qué se necesita, comience la búsqueda del software. En esta etapa es fundamental optar por empresas que tengan credibilidad en el mercado. Es preciso analizar las diferentes ofertas que le presenten, teniendo en cuenta aspectos técnicos, comerciales y la rapidez en el instalación, implementación y capacitación del personal inmerso en su ejecución. Ah! No olvide el costo y la forma de pago.
Otro factor importante es conocer qué hace el software y en cuantos pasos consigue ejecutar una determinada tarea.
SEGUNDO PASO: COMO DEBE SER EL SOFTWARE
Una de las preguntas más frecuentes cuando se va a adquirir un software ERP, es: Este software atenderá todas las necesidades de mi empresa? Realmente es difícil encontrar un software que atienda el 100% de sus necesidades. De allí que sea muy importante prestar especial atención a las funcionalidades contenidas en el programa, por ejemplo: Qué beneficios, como reducción de costos operativos, disminución en el tiempo de operaciones básicas y aumento de eficiencia al responder al cliente, me representa? Sin duda, es posible conseguir el software que cumpla con el 100% de sus exigencias, pero esto le costará mucho dinero, porque será hecho a su medida.
La solución más rápida, menos costosa y más indicada para la pequeña y mediana empresa es el software que ya viene listo para su aplicación. Es más viable que el empresario y los empleados se adapten el software, que adaptar un software a los procesos de la empresa, por su costo y tiempo de implementación.
TERCER PASO: SOFTWARE EN MODULOS O COMPLETO
Otro aspecto a considerar, es cuando el software ERP viene en módulos: Control Financiero, Compras, Contabilidad, Nomina de Personal, Bodega General, Ventas por la Internet, etc. En este caso se debe evaluar el coste/beneficio de ir adquiriendo escalonadamente cada módulo o el software completo. En el primer caso será menor el impacto entre los empleados responsables de su ejecución, además de ser mucho más manejable el pago de la inversión. En el segundo, la relación de precio puede ser hasta 40% menor al adquirir el ERP completo.
Otra ventaja y, como una ayuda a las PyMe’s los ERP traen aplicativos dirigidos a la gestión con los clientes (CRM) y estrategia de negocios (BI), dentro del software de gestión, eliminando, así, los riesgos de incorporar programas comprados a diferentes proveedores y que resulten incompatibles con el lenguaje del software original.
CUARTO PASO: COMPRO LA LICENCIA O ALQUILO EL SOFTWARE
Según los diferentes proveedores de software de gestión, tanto en módulos como completo, este puede ser adquirido en forma de alquiler o pagando la licencia. Es una decisión que el empresario debe tomar. Conforme con estadísticas de América Latina, casi el 80% de los software, son compradas sus licencias a perpetuidad. Sin embargo hay una tendencia a partir de este 2008, para adquirir el software de gestión en forma de alquiler, pagando un valor mensual.
Las dos formas tienen ventajas y desventajas. En la compra del software el programa queda instalado a perpetuidad y los respaldos en poder del empresario. Pero tendrá que invertir en infraestructura como computadores, servidores de mayor capacidad y un sistema operativo de última generación pues esos programas exigen mayor capacidad de procesamiento, además de instalación y mantenimiento.
Si se opta por el alquiler con un pago mensual – en el país existen empresas de informática que prestan este servicio – no será necesario gastar en infraestructura, ya que el software ERP está instalado en la empresa proveedora y el usuario tiene acceso a través de la Internet. La ventaja aquí es que existen software de gestión que son considerados de punta y que por el pago mensual acordado, son instalados en su empresa, además del soporte técnico y de mantenimiento y de las actualizaciones instaladas por el proveedor. En cuanto a los gastos iniciales en equipamento y demás son prorrateados a lo largo del contrato. La desventaja, en este sistema, es que si el usuario no paga las mensualidades cumplidamente el software es desactivado y toda su información quedará en poder del proveedor del servicio. Los números hablan por sí solos. Un software comprado puede llegar a los USD $ 35.000, incluyendo los equipos y el costo de la instalación.
Sin embargo el precio no debe ser el principal requisito a la hora de decidir la compra o alquiler de un software de gestión, ya que es una inversión de largo plazo. Analice si otras alternativas con software más baratos, le aseguran los resultados esperados. Si los planes de financiamiento le favorecen y si el programa viene en módulos que puedan ser comprados poco a poco.
PASO FINAL: INSTALACIÓN Y NUEVA RUTINA
Si está tomada la decisión el empresario debe saber que la implementación e instalación es responsable hasta por el 70% del costo del software de gestión o ERP, de tal forma que entre más rápido, más barato sale el proyecto. En cuanto al tiempo para implementar el ERP, si se adquiere el que viene listo, es rápido. Si se prefiere a la medida se puede demorar entre 30 y 90 días, de acuerdo a los proveedores. Por ello es importante verificar cuales módulos se quieren implementar inmediatamente, para automatizar determinadas rutinas operacionales. Se debe hacer una lista de todas las áreas que serán contempladas en el sistema de gestión y examinar qué alteraciones pueden ocurrir con la adopción del nuevo sistema.
Se debe, por tanto, pedir al proveedor del ERP de Gestión, un cronograma detallado de las diferentes etapas, con tiempos de implementación y capacitación, elaborado conjuntamente con el personal de su empresa.
Finalmente piense esto: Cuando se instala un software de gestión los objetivos son claros: la empresa quiere tener control de las informaciones y conocer el ciclo de sus procesos de negocios. Si, por ejemplo, un proceso de selección de materiales duraba cuatro días y luego de la adopción del ERP de gestión, logra concluirlo en dos días, eso significa aumento de productividad.
Es fundamental que la empresa evalúe el impacto de los cambios con un nuevo software; es necesario medir todas las mejoras. Conocer el tiempo ganado en productividad; sólo así el empresario estará fortalecido y preparado para incursionar con éxito en nuevos mercados, incluido el de la Internet.